Informatie betreffende de verwerking van uw gegevens In deze Privacyverklaring willen we alle bij TC For Ever aangesloten leden, deelnemers aan activiteiten, klanten, personen die belangstelling tonen in onze federatiewerking en de leden van AFT (Association Francophone de Tennis) waarvan bepaalde gegevens verwerkt worden i.f.v. de klassementsberekening informeren over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. TC For Ever houdt zich in alle geval aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG') (ook gekend als GDPR). Dit brengt met zich mee dat: • wij in ieder geval uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring; • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; • wij om uw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen voor elke verwerking die niet gedekt is door een wettelijke verplichting, contractuele grond of gerechtvaardigd belang i.f.v. het doel waarvoor deze zijn verstrekt; • de persoonsgegevens niet langer worden bijgehouden dan strikt noodzakelijk is; • wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; • wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; • wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. Als TC For Ever zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, ons aangereikt via Tennis Vlaanderen, rechtstreeks of via AFT. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: TC For Ever – padel@tcforever.be – 09 384 29 46 – Leebeeklaan 9 / 9890 Asper Waarom verwerken wij persoonsgegevens? Uw persoonsgegevens worden door TC For Ever verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden: • De identificatie van onze leden, het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan de leden (wettelijke verplichting); • Het verzekeren van de leden voor Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid (wettelijke verplichting); • Het informeren over en uitnodigen voor het Vlaamse tennis- en padelaanbod op uw maat (wettelijke verplichting); • Het organiseren van officiële competities, opleiding van begeleiders en andere activiteiten (wettelijke verplichting); • Het registreren van de competitieresultaten en het berekenen van klassement en/of ranking van de leden (gerechtvaardigd belang); • Het detecteren en opvolgen van talenten (gerechtvaardigd belang); • Het organiseren van de sportieve opleiding en voorbereiding (gerechtvaardigd belang); • Het uitvoeren van marktonderzoek en statistieken i.f.v. het toekomstig sportbeleid (wettelijke verplichting); • Het bekomen van erkenning en subsidiëring door de Vlaamse overheid (wettelijke verplichting). Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u verwerken: • Identiteitsgegevens: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geslacht, rijksregisternummer, geboortedatum en nationaliteit (wettelijke verplichting); • Foto's en videobeelden (mits toestemming rechtstreeks of via uw club); • Tennis- en padelgegevens: competitie- en/of testresultaten, klassement en rankings, tennishandicap R of VE, inschrijvingen, clubaansluitingen en transfers (gerechtvaardigd belang); • Financiële gegevens, o.a. betalingen, rekeningnummers, … (gerechtvaardigd belang); • Bij officiële trainers en officials: sportspecifieke diploma's en prestaties en VOTAS-ID (wettelijke verplichting). Wij verwerken in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Wanneer dit toch zou (moeten) gebeuren, kan dit enkel indien uitdrukkelijke toestemming werd gegeven of onder één van de andere voorwaarden, opgenomen in artikel 9.2 AVG. Wij verwerken enkel persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien hiervoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bij discussie zullen redelijke inspanningen worden geleverd om deze toestemming te verifiëren. Verstrekking aan derden Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen. waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of de GDPR-compliancy van de betreffende instantie niet hebben gecheckt. In deze verwerkersovereenkomsten worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Teneinde onze sport in het algemeen en onze competities in het bijzonder te kunnen vormgeven, worden de sportieve gegevens van uw lidmaatschap (competitieresultaten, klassement, …) inclusief naam en geboortedatum (om voldoende onderscheidend te kunnen zijn), en de noodzakelijke contactgegevens, in een besloten database ter beschikking gesteld aan een beperkte interne groep gemandateerden (via paswoord). Beveiliging van de gegevens • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens; • Alle personen die namens TC For Ever van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven; • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen. Bewaartermijn De gegevens worden niet langer dan noodzakelijk is of te rechtvaardigen valt, bewaard. In alle geval worden de wettelijke bewaartermijnen, indien van toepassing, gerespecteerd. Contactgegevens (zoals e-mailadressen en telefoonnummers) worden niet langer dan 5 jaar na een tennis- of padelinactiviteit bewaard. Uw rechten omtrent uw gegevens De rechten waarover u in het bijzonder beschikt in het kader van de bescherming van persoonsgegevens zijn de volgende: • Recht op inzage: u heeft het recht om te vragen over welke persoonsgegevens TC For Ever beschikt; • Recht op verbetering: u kan uw gegevens steeds doen corrigeren indien deze niet (langer) correct zijn; • Recht van bezwaar: u heeft het recht ons te vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens gestopt wordt. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op grond van een wettelijke verplichting zal geen gevolg kunnen worden gegeven aan uw verzoek. • Recht op beperking van de verwerking: u kan vragen dat we de verwerking van bepaalde persoonsgegevens stoppen of beperken, bijvoorbeeld op het ogenblik dat u merkt dat uw gegevens niet (langer) correct zijn, en wij dit rechtzetten of nakijken; • Recht op verwijdering: u kan ons het verzoek richten om bepaalde persoonsgegevens te verwijderen. Indien wij gebonden zijn aan wettelijke bewaartermijnen, of andere legitieme belemmeringen, zal aan dit verzoek geen gevolg kunnen worden gegeven. • Recht op overdraagbaarheid: u heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. U kan, als lid, steeds bepaalde persoonsgegevens waarover TC For Ever beschikt, nagaan op www.tennisvlaanderen.be (via het spelersdashboard op uw persoonlijke pagina) en indien nodig zelf correcties aanbrengen aan deze persoonsgegeve